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Erfolgreiche Einführung von vjoon K4 bei der National Education Association

Die National Education Association (NEA; Deutsch: Vereinigung nationaler Bildung) hat vjoons amerikanischen Integrationspartner DPCI damit beauftragt, vjoon K4 einzuführen, um die Zusammenarbeit zwischen Redakteuren, Designern und Produktionern effizienter gestalten zu können. Die NEA ist die größte professionelle Arbeitnehmerorganisation in den USA, die sich für die Förderung der öffentlichen Bildung einsetzt. Die 3 Millionen NEA-Mitglieder arbeiten auf allen Bildungsebenen – von der Vorschule bis zum Hochschulstudium. NEA hat Partnerorganisationen in jedem Bundesstaat und in mehr als 14.000 Gemeinden in den Vereinigten Staaten. 

NEA Today ist das Flaggschiffmagazin der NEA. Die Publikation wird vierteljährlich an Pädagogen im ganzen Land verteilt und befasst sich mit schwierigen Herausforderungen und Lösungsansätzen für den gegenwärtigen Unterricht. Darüber hinaus veröffentlicht die Organisation eine Reihe weiterer Titel, wie beispielsweise NEA Today for NEA-Retired Members, NEA Today for Future Educators und Higher Education Advocate. Ein Teil der Magazininhalte wird in mehreren Publikationen parallel veröffentlicht. Der größere Teil der Artikel wird jedoch je nach Titel individuell erstellt.

Die Herausforderung 

Da die Nachfrage nach neuen Titeln und mehr Inhalten kontinuierlich zunahm – sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form – stand NEA vor der Herausforderung, den Redaktions- und Produktionsworkflow zu optimieren. Zudem benötigte NEA eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit ihrer Design- und Produktionsagentur Groff Creative zu verbessern. Deshalb suchte NEA nach einem Workflow-Management-System, das Groff Creative eine optimale Möglichkeit bietet, Layouts in InDesign mit den dazugehörigen Artikelvorlagen zu erstellen, die dann von NEA-Mitarbeitern und Redakteuren parallel zu Groffs Design- und Produktionsprozess durchlaufen werden können.

Die Lösung 

Unter der Leitung von DPCI-Gründer Joe Bachana trafen sich die DPCI-Berater mit dem Redaktions-, Design- und Produktionsteam der NEA in Washington DC, um den bestehenden Workflow zu überprüfen sowie die Herausforderungen der Teams zu besprechen. Basierend auf diesen Erkenntnissen, erarbeitete das DPCI-Team Anforderungen an das neue System und gab Vorschläge zur Verbesserung des Prozesses mit einem statusbasierten Workflow in vjoon K4. Um vjoon K4 vor Ort bei NEA zu installieren, arbeitete DPCI mit Scott Dunn von Flux Consulting zusammen. Scott Dunn führte zudem eine vjoon K4 Administrator-Schulung für die NEA-IT-Mitarbeiter durch, die mit der Wartung der Software vor Ort beauftragt sind.

Anschließend wurde vjoon K4 entsprechend den NEA-Anforderungen konfiguriert. Basierend auf den Rückmeldungen des NEA-Teams wurde die Konfiguration letztendlich noch schrittweise an die finalen Bedürfnisse angepasst.

Mary Ellen Flannery, Redakteurin bei NEA beschreibt die gravierenden Veränderungen wie folgt: „Vor vjoon K4: Der Autor schreibt (das bin ich!), der Redakteur bearbeitet, der Designer entwirft, und die Zwischenräume zwischen den einzelnen Schritten sind riesig mit unvermeidlichen Stolpersteinen und Stürzen. – Mit vjoon K4: In dem gemeinsamen Raum, den das System bietet, können wir tatsächlich miteinander reden! Ich liebe es, wie vjoon K4 es mir ermöglicht, zu ‚sehen‘, wie meine Story entsteht, während ich sie schreibe. Ich schätze besonders, dass vjoon K4 eine leicht zugängliche Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Autoren, Redakteuren und Designern bietet, was letztendlich zu einer viel effizienteren und besseren Publikation führt.“

DPCI setzte von Anfang an auf einen exzellenten Support. Sie waren regelmäßig in den NEA-Büros und boten vjoon K4 Schulungen sowie Vor-Ort- und Remote-Support an, während die ersten Ausgaben von NEA Today mit vjoon K4 produziert wurden. Zusätzlich erstellte DPCI Referenzblätter, welche Redakteure, Designer und Produktionsmitarbeiter beim Erlernen von vjoon K4 als Leitfaden verwenden konnten. Danach half DPCI NEA bei der Verfeinerung der Konfigurationen für alle anderen Titel, einschließlich NEA Today for NEA-Retired Members und den Higher Education Advocate.

Das Ergebnis 

vjoon K4 ermöglicht den NEA-Mitarbeitern während des gesamten redaktionellen Produktionsprozesses einen transparenten Überblick darüber, woran die jeweiligen Teammitglieder aktuell arbeiten. Die Plattform ist flexibel, konfigurier- und skalierbar, so dass NEA die gleichen Tools und Technologien für die Produktion aller Magazine des Unternehmens einsetzen kann. Redakteure können nun nahtlos mit Groff, der Design- und Produktionsagentur von NEA, zusammenarbeiten, um die Publikationen des Unternehmens effizienter zu produzieren.

Jay Groff, Creative Director bei Groff Creative ist begeistert von dem Ergebnis: „Die Oberfläche ist nahtlos mit InDesign integriert und funktioniert wie jeder andere Designprozess den wir gewohnt sind. Aus gestalterischer Sicht kann ich leicht den Fortschritt der Artikel überprüfen und sehen, wie das Layout aussieht, während der Text eingegeben wird. Dank der Übersatz-Anzeige in vjoon K4, sehen die Redakteure auch immer direkt, ob die Artikel passgenau sind. Während der Produktion können Artikel mit Über- und Untersatz daher schnell erkannt und an das Layout angepasst werden. Zudem ermöglicht vjoon K4 Artikel einfach an andere Redakteure weiterzuleiten, beispielsweise, wenn Fragen auftauchen. Kommentare und Notizen werden gespeichert und sind auch über Versionen hinweg für alle nachvollziehbar.“

Auch in Zukunft unterstützen DPCI und Flux Consulting NEA und Groff weiterhin mit technischem Support sowie bei Software- und Funktionserweiterungen in vjoon K4. 

„Während des gesamten Projekts haben wir durchweg positive Erfahrungen mit DPCI gesammelt. Von der Anforderungsbesprechung über das System-Prototyping bis hin zur Schulung und Einführung von vjoon K4. Wir schätzen die anhaltende Aufmerksamkeit, die DPCI uns geschenkt hat und freuen uns darauf, weiterhin das Beste aus unserer vjoon K4 Investition herauszuholen“, sagt Earline Spence, Produktionsleiterin bei NEA.

Lesen Sie hier die Original-Fallstudie. 

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